Privacy Policy

Deze Privacy Policy beschrijft hoe SetterMate, aangeboden door de eenmanszaak Sccaler (ondernemingsnummer BE 1006.404.890), gevestigd te Karekietenlaan 43, 3000 Leuven, persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en beschermt.

SetterMate is een AI-gestuurde lead follow-up dienst die namens haar klanten (hierna: Klanten) leads opvolgt via WhatsApp, e-mail en telefoon. Deze Privacy Policy is gericht op twee doelgroepen:

SetterMate hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens en handelt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische privacywetgeving.

• Klanten: de bedrijven die gebruik maken van de SetterMate-dienst.
• Leads: de natuurlijke personen die door SetterMate worden gecontacteerd namens een Klant.

2.1. Ten aanzien van Klanten: SetterMate (Sccaler) treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die Klanten verstrekken bij registratie en gebruik van het Platform (zoals bedrijfsnaam, contactgegevens en betalingsgegevens).

2.2. Ten aanzien van Leads: de Klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van zijn leads. SetterMate treedt op als verwerker en verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht en ten behoeve van de Klant, conform de afgesloten Verwerkersovereenkomst (DPA).

3.1. Gegevens van Klanten:

3.2. Gegevens van Leads:

• Naam en voornaam van de contactpersoon
• Bedrijfsnaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Facturatie- en betalingsgegevens
• Informatie verstrekt tijdens de onboarding (bedrijfsbeschrijving, dienstomschrijving, scripts)
• Gebruiksgegevens van het Platform (inlogmomenten, instellingen)
• Naam en voornaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres (indien beschikbaar)
• Bedrijfsnaam (indien relevant)
• Inhoud van WhatsApp-berichten
• Inhoud van e-mailcorrespondentie
• Opnames van telefoongesprekken
• Eventuele aanvullende gegevens die de Klant via advertentieformulieren verzamelt en aan SetterMate doorgeeft

SetterMate verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

4.1. Ten aanzien van Klanten:

4.2. Ten aanzien van Leads:

• Het aanmaken en beheren van het account op het Platform
• Het leveren van de Dienst
• Facturatie en betalingsverwerking
• Communicatie over de Dienst, waaronder technische mededelingen en wijzigingen
• Het verbeteren van de Dienst
• Het opvolgen van leads namens de Klant via WhatsApp, e-mail en telefoon
• Het inplannen van afspraken of andere door de Klant gewenste acties (CTA)
• Kwaliteitscontrole en verbetering van de AI-assistent (op basis van opgenomen gesprekken)

5.1. Klanten:

5.2. Leads:

De specifieke rechtsgrond hangt af van de wijze waarop de Klant het advertentieformulier heeft ingericht. SetterMate adviseert Klanten om een duidelijke toestemmingsvraag op te nemen.

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, sub b AVG): voor het leveren van de Dienst en het beheren van het abonnement.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, sub f AVG): voor het verbeteren van de Dienst en fraudepreventie.
• Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, sub c AVG): voor boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
• Gerechtvaardigd belang van de Klant (art. 6, lid 1, sub f AVG): de Klant heeft een gerechtvaardigd belang bij het opvolgen van leads die vrijwillig hun contactgegevens hebben verstrekt via een advertentieformulier.
• Toestemming (art. 6, lid 1, sub a AVG): indien de lead via het advertentieformulier van de Klant expliciet toestemming heeft gegeven om gecontacteerd te worden.

6.1. SetterMate neemt telefoongesprekken met leads op voor kwaliteitsdoeleinden en ter verbetering van de AI-assistent.

6.2. Leads worden aan het begin van elk telefoongesprek geinformeerd dat het gesprek wordt opgenomen.

6.3. Opnames worden bewaard gedurende maximaal 3 maanden na afloop van de dienstverlening aan de betreffende Klant, waarna zij worden verwijderd.

7.1. SetterMate maakt op alle communicatiekanalen (WhatsApp, e-mail en telefoon) kenbaar aan de lead dat deze communiceert met een AI-gestuurde assistent en niet met een natuurlijk persoon. Dit is in overeenstemming met de vereisten van de EU AI Act.

SetterMate hanteert de volgende bewaartermijnen:

Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

• Gegevens van Klanten: gedurende de looptijd van het abonnement en tot 12 maanden na beeindiging, tenzij wettelijke bewaarplichten een langere termijn vereisen.
• Actieve leadgegevens: tot 6 maanden na het laatste contact met de lead.
• Opnames van telefoongesprekken: tot 3 maanden na beeindiging van de dienstverlening aan de betreffende Klant.
• Facturatiegegevens: conform de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.

9.1. SetterMate deelt persoonsgegevens niet met derden, behoudens de hieronder genoemde subverwerkers die noodzakelijk zijn voor het leveren van de Dienst.

9.2. Subverwerkers:

9.3. Met alle subverwerkers zijn passende verwerkersovereenkomsten afgesloten. SetterMate ziet erop toe dat subverwerkers adequate technische en organisatorische maatregelen treffen ter bescherming van persoonsgegevens.

9.4. Persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij er passende waarborgen zijn getroffen (zoals Standaard Contractclausules van de Europese Commissie).

• Google Cloud Platform (GCP) - hosting en dataopslag. Servers bevinden zich binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
• Twilio - WhatsApp-berichtenverkeer en telefoniediensten.
• ElevenLabs - AI-spraaktechnologie voor telefoongesprekken.
• OpenAI - AI-taalverwerking voor het genereren van berichten en gesprekken.
• Mailgun - e-mailverzending.

SetterMate treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of wijziging, waaronder:

• Versleuteling van data in transit en at rest
• Toegangsbeheer en authenticatie
• Regelmatige beveiligingsupdates
• Monitoring van systemen

Zowel Klanten als Leads hebben de volgende rechten op grond van de AVG/GDPR:

Verzoeken kunnen worden ingediend via e-mail op info@settermate.com. SetterMate reageert binnen 30 dagen op verzoeken.

Leads die bezwaar willen maken of hun gegevens willen laten verwijderen, kunnen contact opnemen via info@settermate.com.

• Recht op inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens SetterMate van u verwerkt.
• Recht op rectificatie: u kunt verzoeken om onjuiste gegevens te laten corrigeren.
• Recht op verwijdering (recht op vergetelheid): u kunt verzoeken om uw gegevens te laten verwijderen.
• Recht op beperking van de verwerking: u kunt verzoeken om de verwerking van uw gegevens te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid: u kunt verzoeken om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken: indien de verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken.

Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

contact@apd-gba.be

Het SetterMate Platform kan gebruik maken van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van het Platform. Eventuele analytische of marketingcookies worden enkel geplaatst na uitdrukkelijke toestemming van de gebruiker.

SetterMate behoudt zich het recht voor om deze Privacy Policy te wijzigen. Wijzigingen worden aan Klanten meegedeeld via e-mail of via het Platform, minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding. De meest recente versie is steeds beschikbaar op het Platform.

Voor vragen over deze Privacy Policy of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

Sccaler (handelend onder de naam SetterMate)

Karekietenlaan 43, 3000 Leuven

E-mail: info@settermate.com

Verantwoordelijke: Elias Delahaut

Datum: 1 april 2026